Généralité sur la comptabilité; historique et évolution
Notion d’entreprise et d’opérations
L'entreprise est une organisation qui met en oeuvre des moyens matériels et humains plus ou moins importants, dans le but de produire, échanger ou faire circuler des biens ou des services.
Un individu ou un groupement d'individus exerçant une activité destinée à la satisfaction des besoins d'autres individus constitue une entreprise.
TYPOLOGIES D’ENTREPRISE
Les entreprises peuvent être classées :
a) en fonction de leur activité économique
Les entreprises de distribution achètent des biens en vue de la revente en l'état sanstransformation ;
Les entreprises de production ont pour but la fabrication de produits finis à partir de matières premières ;
Les entreprises de services exercent leur activité dans les transports, les banques, les assurances, l'hôtellerie, le spectacle, l'éducation.
b) en fonction de leur importance
v les petites entreprises emploient de 1 à 10 personnes ;
v les moyennes entreprises emploient de 11 à 200 personnes ;
v les grandes entreprises emploient plus de 200 personnes ;
Cette importance peut être également déterminée par le chiffre d’affaires, le total de bilan ou d’autres critères en fonction des caractéristiques que veut donner l’entité de classification. Ainsi existe il plusieurs types de classement d’une entreprise selon sa taille.
c) en fonction de leur statut juridique
v les entreprises individuelles appartiennent à un seul individu ;
v les entreprises sociétaires appartiennent à un groupe d'individus.
Elles peuvent être classées suivant leur forme :
1. sociétés de personnes : en nom collectif, en commandite, groupement d’intérêt, société en participation
2. sociétés de capitaux : anonymes
3. sociétés à responsabilité limitée (SARL) intermédiaires entre les sociétés de personnes et les sociétés de capitaux.
L'activité essentielle de l'entreprise consiste à acheter ou à produire des biens ou des services en vue de les vendre. Pour réaliser ces objectifs elle doit se procurer des capitaux et les utiliser judicieusement. Une bonne gestion doit se traduire par la réalisation de bénéfices.
LES OPERATIONS
Les opérations d’une entreprise consistent en l’utilisation de facteurs (biens matériels, ressources humaines, capitaux) en vue de la production des biens et des services.
Il est ainsi possible de scinder les opérations de l’entreprise en plusieurs catégories :
- la collecte des ressources de capital : toute entreprise collecte des fonds auprès de son ou de ses créateurs pour disposer des moyens de financement requis à son expansion. Cette collecte se fait à la création mais également encours d’activité en cas de besoins
- l’utilisation des biens matériels : l’entreprise acquiert des biens mobiliers ou immobiliers nécessaires à son activité. Ses biens acquis deviennent ainsi sa propriété
- l’utilisation des ressources humaines : l’entreprise recrute du personnel qui met à sa disposition ses compétences et donc concoure à la création de richesse à la quelle l’entreprise se destine. En contrepartie, elle rémunère le personnel sous forme de salaires et d’avantages divers
- l’utilisation des autres facteurs de production : l’entreprise a d’autres besoins pour exercer ses activités (énergie, communication, fournitures, prestations de services divers…), ses biens ou ses services sont fournis par des partenaires contre rémunération
- la production de bien : l’entreprise combine les matières premières, les outils de production et les autres facteurs de production pour produire des biens ou livrer des services. Elle peut également acheter et revendre en l’état des biens (négoce)
- la fourniture de services : les services sont produits par l’entreprise et livrés aux partenaires (clients) sous une forme plus ou moins élaborée.
UTILITE DE LA COMPTABILITE AU SEIN DE L'ENTREPRISE
Combien ai-je vendu de biens ou de services ? Combien la production de ces biens ou de ses services m’a-t-elle coûtée ?
Combien ai-je de biens immobiliers ? De biens mobiliers ? D’outils de productions ? De machines à outils ? Pour quelle valeur ? Que valent – ils aujourd’hui ? Quelle est leur efficacité dans la production ? Permettent – ils de créer suffisamment de richesse ?
Ai-je produit assez ? Ai-je tout vendu ? Combien me reste de biens en stocks ? Que vaut – il ?
Mes clients me doivent – ils de l’argent ? Combien ? Ai-je la possibilité de leur réclamer mes sous ? Et mes fournisseurs ? Leur dette est elle échue ?
De quelle trésorerie dispose je à la banque ? Et la caisse ? Est-elle alimentée ? Ma trésorerie me permet – elle de faire face à mes engagements ? Mes impôts ? Combien dois-je à l’Etat ?
Les questions peuvent être ainsi posées à l’infini sur tous les aspects de la gestion de l’entreprise. Elles sont posées tous les jours par les responsables. Leur réponse leur permet d’en savoir plus sur leurs activités, d’identifier des difficultés et de prendre des mesures de corrections appropriées. Ces réponses, pour le gestionnaire, revêtent une importance capitale, plus significative que les sujets sur lesquelles elles portent.
Ces réponses sont données par la comptabilité. Elle fournit directement certaines informations et sert de support à la fourniture d’autres. La comptabilité est donc un élément vital pour l’entreprise car permet de fournir les informations appropriées sur les activités et servant de support à la prise des décisions importantes de gestion. En cela elle est stratégique.
Qu’est ce que c’est que donc la comptabilité ?
Une science pour certains, un outil pour d’autres, un art pour d’autres encore ! En tout état de cause, elle utilise des méthodes.
Elle peut donc être considérée comme une technique d'information quantitative décrivant, en unitésmonétaires, l'activité et la situation de l'entreprise. Cet outil permet d'informer les dirigeants et les gestionnaires de l'entreprise ainsi que tous les partenaires économiques : investisseurs, banquiers, fournisseurs, clients, personnel et syndicats, administrations
La tenue d'une comptabilité permet notamment de déterminer :
a) le montant des ressources durables dont dispose l'entreprise
v Capital engagé par l'exploitant ou par les associés (apports)
v Ressources financières : Emprunts contractés à long terme et dettes assimilées
b) les investissements réalisés grâce à ces ressources
Acquisitions d'immobilisations :
v incorporelles : clientèle, achalandage, droit au bail, brevets, licences ;
v corporelles : terrains, bâtiments, installations et agencements, matériels
v financières : prêts, titres de participation
c) les existants en stocks
v de marchandises et d'emballages
v de matières premières et de fournitures
v de produits fabriqués : finis ou intermédiaires.
d) les créances et les dettes d'exploitation
v créances à recouvrer sur les clients et autres débiteurs
v dettes à payer aux fournisseurs, au personnel, à l'état et autres créanciers
e) la trésorerie
v avoirs en caisse, en banque ou aux chèques postaux
v découverts bancaires et crédits de trésorerie
f) les charges supportées
v Charges d'exploitation : achats, services consommés, salaires, impôts...
v Charges financières
v Charges hors activités ordinaires
g) les produits acquis
v Produits d'exploitation : ventes de marchandises, de produits fabriqués ou de services…
v Produits financiers
v Produits hors activités ordinaires
h) les résultats de l'exercice
v Résultat d'exploitation : produits d'exploitation - charges d'exploitation
v Résultat financier : produits financiers - charges financières
v Résultat hors activités ordinaires : produits Hors exploitation - charges Hors exploitation
v Résultat net de l'exercice : somme algébrique des résultats précédents
Notion de flux, d’emplois et de ressources
Les opérations de l’entreprise se traduisent par des échanges constants avec ses partenaires. Ces derniers (banquiers, fournisseurs, clients, Etat, salariés, propriétaire…) lui procurent des biens, valeurs, services et elle en fait de même.
Ce sont les supports de ces échanges qui sont désignés par le terme « flux ».
Les flux ou mouvements de biens, de services et de monnaie qui traversent l'entreprise modifient son patrimoine (l’augmentent ou le diminuent). Durant l'année, les flux sont enregistrés en comptabilités de manière à pouvoir suivre les modifications apportées aux différents éléments du patrimoine.
L'enregistrement comptable des opérations effectuées par l'entreprise nécessite une analyse préalable des flux concernés :
Flux financiers :
Ø flux monétaires ou flux de trésorerie : recettes ou dépenses ;
Ø flux de créances ou de dettes : créances acquises sur des clients, dettes aux fournisseurs.
Flux réels de biens ou de services :
Ø Entrées de biens et de services : achats et consommations ;
Ø Sorties de biens et de services : ventes et production
L'analyse comptable de ces flux distingue :
· L'origine de la RESSOURCE qui a permis l'opération ;
· L'utilisation ou l'EMPLOI qui en a résulté.
Pour chaque opération, la valeur de l'emploi est égale à la valeur de la ressource correspondante. Pour un ensemble d'opérations, nous aurons donc l'égalité suivante :
TOTAL DES EMPLOIS = TOTAL DES RESSOURCES
En somme dans toute opération, il y a un double traitement à faire : sa destination en emploi et son origine en ressource.
Ce double traitement stigmatise la partie double, le fameux « débit » et le fameux « crédit »
Un emploi augmente au débit
Une ressource augmente au crédit
Et un emploi diminue au crédit
Une ressource diminue au débit.
Dans les faits, l'analyse comptable des opérations se fait au jour le jour, dans l'ordre chronologique :
· Dans un registre dont la tenue est obligatoire : LE JOURNAL
· Ce dernier, coté, paraphé et numéroté de façon continue par l'autorité compétente doit être conservé pendant dix ans.
· Les enregistrements effectués dans le journal doivent être justifiés par des pièces, datées, conservées, classées dans un ordre défini dans le document décrivant les procédures etl'organisation comptable.
· Des documents appelés COMPTES centralisent des opérations de même nature.
· L'ensemble des comptes constitue le GRAND LIVRE où sont reportés tous les enregistrements effectués dans le journal :
· les flux qui entrent (emplois) dans l'entreprise sont inscrits au Débit des comptes.
· les flux qui en sortent (ressources) sont inscrits au Crédit des comptes
· Périodiquement (au moins à la fin de chaque mois) on établit une BALANCE, où sont reportés tous les comptes du Grand Livre.
LA DESCRIPTION DES FLUX ECONOMIQUES
1° OPERATIONS AU COMPTANT
Les opérations au comptant sont caractérisées par l'échange de flux simultanés et de sens opposés:
■ l'un de ces flux est monétaire (recette ou dépense)
■ le flux opposé est un flux réel (ou flux physique) de biens ou de services.
Les flux monétaires peuvent être :
■ des RECETTES (ou flux de trésorerie entrant) : elles proviennent essentiellement des ventes de marchandises, de produits fabriqués ou de prestations de services facturés aux clients ;
■ des DEPENSES (ou flux de trésorerie sortant) : elles sont employées à payer les achats, les salaires, les impôts, les services..................................
Ces mouvements de monnaie peuvent prendre la forme :
■ d'encaissements et de paiements en espèces (billets de banque et pièces de monnaie) ;
■ de recettes et de dépenses effectuées par chèques ou virements bancaires ou postaux.
Les flux réels sont la contrepartie directe des flux monétaires ; on distingue :
■ Les FLUX REELS de SORTIE qui sont la contrepartie des recettes et sont constituésessentiellement par des produits, source d'enrichissement pour l'entreprise :
a. ventes de marchandises
b. ventes de produits fabriqués
c. ventes de services
■ Les FLUX REELS D’ENTREE qui sont la contrepartie des dépenses et qui comprennent :
Des acquisitions d'immobilisations ou biens durables tels que : les immobilisations incorporelles (clientèle, logiciels, achalandage..), des immobilisations corporelles (terrains, bâtiments, matériel, mobilier, installations, aménagements, agencements...), les immobilisations financières (titres de participation) ;
Des charges, source d'appauvrissement pour l'entreprise : Achats de marchandises destinées à être revendues en l'état : Matières et fournitures consommées, Services consommés, Impôts, salaires et intérêts supportés.
La différence entre les produits générés par les flux réels qui sortent de l'entreprise, et les chargesentraînées par les flux réels qui entrent dans l'entreprise constitue un enrichissement ou RESULTAT BENEFICIAIRE.
Si les charges sont supérieures aux produits on constate un appauvrissement ou RESULTAT DEFICITAIRE.
2° LES OPERATIONS A CREDIT
En dehors du commerce de détail, les opérations au comptant sont rares : il est d'usage que l'entreprise qui fournit des biens à une autre entreprise lui consente des délais de paiement. On dit alors que le fournisseur a consenti un crédit à son client : il acquiert une CREANCE sur son CLIENTtandis que ce dernier contracte une DETTE envers son FOURNISSEUR.
Les opérations à crédit dégagent des FLUX FINANCIERS de créances et de dettes :
■ lorsqu'un flux réel de sortie n'est pas compensé par un flux monétaire (recette), l'entreprise qui fournit le bien ou le service acquiert une créance sur son client ;
■ lorsqu'un flux réel d'entrée n'est pas compensé par un flux monétaire (dépense)l'entreprise qui reçoit le bien ou le service contracte une Dette envers son fournisseur.
Ces flux seront compensés lors du règlement du fournisseur par son client :
■ La CREANCE sera RECOUVREE par l'entreprise après paiement du prix par son client ; on constate les mouvements suivants :
· une entrée de flux monétaire ou recette : espèces ou chèques reçus du client
· une sortie de flux financier : recouvrement de la créance sur le client
· La dette sera réglée par l'entreprise après paiement du prix à son fournisseur ce qui se traduit par les mouvements suivants.
· une sortie de flux monétaire ou dépense : espèces ou chèques remis au fournisseur
· une entrée de flux financier : règlement de la dette au fournisseur
Les créances et les dettes ne concernent pas uniquement les clients et les fournisseurs.
On peut notamment constater :
Des créances acquises sur :
■ les emprunteurs (prêts consentis)
■ le personnel (avances et acomptes versés)
■ divers fournisseurs (avances et acomptes versés, dépôts et cautionnements versés à EDM, SOTELMA, au propriétaire des locaux...)
Des dettes contractées envers :
■ Les prêteurs (emprunts)
■ Le personnel (salaires et appointements à payer).
■ Etat (impôts et taxes à payer)
■ Les organismes sociaux (Caisse des Retraites du Mali, INPS)
■ Les clients (avances et acomptes reçus)
■ L’exploitant ou les associés (capital ou apports mis à la disposition de l'entreprise).
ANALYSE COMPTABLE DES FLUX
L'analyse comptable des flux distingue :
■ Son ORIGINE, point de départ du flux, source du mouvement et appelée RESSOURCE ; la ressource est le moyen d'obtention qui rend possible l'opération flux sortant de l'entreprise
■ L'EMPLOI, point d'arrivée du flux, destination du mouvement ; l'emploi correspond à l'utilisation qui a été faite de la ressource : flux entrant dans l'entreprise
Récapitulons les flux économiques déjà étudiés
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FLUX ENTRANT : EMPLOIS
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FLUX SORTANT : RESSOURCES
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Flux réels d'entrée :
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Flux réels de sortie :
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- Acquisitions d'immobilisations
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- Ventes de marchandises
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- Achats de marchandises, de matières
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- Ventes de produits fabriqués
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- Consommations de fournitures et services
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- Prestations de services rendus aux clients
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Flux financiers :
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Flux financiers :
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- Recettes
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- Dépenses
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- Créances acquises
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- Dettes contractées
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- Dettes réglées
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- Créances recouvrées
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Certains flux n'ont aucune incidence sur le résultat :
■ Ressources fournies : dettes contractées, dépense, créances recouvrées...
■ Emplois réversibles : acquisitions d'immobilisations, recettes, créances acquises...
D'autres génèrent des profits ou des pertes :
■ Ressources créent : ventes et prestations facturées aux clients
■ Emplois consommés : coût des marchandises vendues, des matières, des fournitures et desservices consommés.
1° LES OPERATIONS AU COMPTANT
a) Flux réels d'entrée avant pour contrepartie une sortie de trésorerie ou dépense :
Les flux réels d'entrée réglés au comptant, qui correspondent à des emplois de Ressources, peuvent concerner notamment :
■ Des acquisitions d'immobilisations (biens dont la durée d'utilisation prévue est supérieure à un an), emplois réversibles qui n'ont aucune incidence sur le résultat :
· immobilisations incorporelles (clientèle, achalandage, logiciels.)
· immobilisations corporelles (Terrains, bâtiments, matériels.)
· immobilisations financières (titres de participation)
· des emplois consommés de fournitures et de services ou charges qui constituent une source d'appauvrissement pour l'entreprise : achats de marchandises, de matières et de fournitures, services consommés, salaire et intérêts versés, impôts et taxes supportés…
Ces emplois ont été obtenus au moyen de ressources qui correspondent à des flux de sortiede trésorerie ou dépenses effectuées à partir de fonds déposés en banque, aux chèques postaux ou dans la caisse de l'entreprise.
Exemple Acquisition d'une machine à écrire coûtant 380 000 F ; le règlement est effectué par cheque de virement postal.
b) Flux réels de sortie ayant pour contrepartie une entrée de trésorerie ou recette
Les flux réels de sortie encaissés au comptant sont constitués essentiellement par des ressources crées ou PRODUITS, qui sont une source d'enrichissement pour l'entreprise : ventes de marchandises, de produits fabriqués ou de services.
Ces ressources ont le plus souvent pour contrepartie des flux d'entrée de trésorerie ou recettes en espèces, par chèques ou par virements bancaires ou postaux.
Exemple : Vente de 120 000 F de marchandises dont le prix est encaissé au comptant enespèces.
c) Les virements de fonds entre la caisse, la banque et les chèques postaux
Les entrées de monnaie (arrivées de flux de trésorerie) peuvent avoir pour contrepartie, des sorties de monnaie (sorties de flux de trésorerie).
Il s'agit notamment des opérations suivantes :
■ Retraits de la banque ou des chèques postaux pour alimenter la caisse
■ Versements d'espèces en banque ou aux chèques postaux
■ Virements entre comptes bancaires et comptes de chèques postaux
Exemple : Versement de 3 000 000 F en espèces à la BNDA
2 LES OPERATIONS A CREDIT
Les opérations au comptant sont rares ; il est d'usage que l'entreprise qui fournit des biens à une autre entreprise lui consente des délais de paiement qui vont couramment de un à trois mois. C'est donc plusieurs semaines seulement après réception des biens achetés qu'un flux monétaire en assurera le paiement en contrepartie. On dit alors que le fournisseur a consenti un crédit à son client.
L'entreprise qui a fourni le flux réel de biens ou de services acquiert une créance sur son clientqui n'a pas encore payé. De son côté, l'entreprise qui a reçu le flux réel a une dette envers son fournisseur
La créance et la dette sont les deux faces d'une même situation : elles sont dues au décalage dans le temps entre le flux réel et le flux monétaire qui en est la contrepartie.
Les créances (emplois réversibles) et les dettes (ressources fournies) n'ont aucune incidence sur le résultat
a) Acquisition et recouvrement de créances des clients
Lorsqu'un flux réel de sortie de biens ou de services (vente de biens ou de services) n'a pas pour contrepartie un flux monétaire (recette), l'entreprise qui fournit le bien ou le service acquiert une créance sur son client.
Les créances sont des emplois qui sont la contrepartie des flux réel de sortie de bien ou de services. Les recouvrements des créances sont des ressources, contrepartie du payement du prix par le client (entrée d'un flux monétaire ou emploi)
b) Les dettes contractées envers les fournisseurs et leur règlement
Lorsqu'une entreprise constate qu'un flux réel d'entrée de biens, ou de services n'est pas compensé par une sortie de monnaie, elle contracte une dette envers son fournisseur.
Les dettes sont des ressources qui sont employées à obtenir des biens, des services ou de la monnaie. Le règlement des dettes est un emploi de ressources, contrepartie du paiement du prix au fournisseur (sortie d'un flux monétaire ou dépense).
Exemple
Le 1er octobre, nous recevons une facture du fournisseur Boubacar : achat de marchandises 1 200 000 FCFA. Le 10 novembre, nous réglons cette facture au moyen d'un chèque tiré sur ECO BANK.
Suivi comptable des flux
Le chef d'entreprise a besoin d'informations fréquentes sur ses recettes, ses dépenses, ses créances et ses dettes :
· combien me reste-t-il en caisse ? en banque '?
· combien me doivent mes clients ? mes emprunteurs ?
· combien dois-je à mes fournisseurs ? mes prêteurs ?
· à combien s'élève mon chiffre d'affaires ?
· comment évoluent mes charges ?
Pour pouvoir répondre à toutes ces questions, on regroupe sur un même document les informations de même nature. Le document où ces informations sont centralisées est UN COMPTE :
II existe un compte différent :
· pour les mouvements d'espèces : le compte CAISSE
· pour les flux intéressant la banque : le compte BANQUE
· pour les dettes contractées envers les fournisseurs et leurs règlements : le compteFOURNISSEURS
· pour les créances acquises et recouvrées sur les clients : le compte CLIENTS
DESCRIPTION DES COMPTES
Un compte est un tableau partagé en deux parties :
· le côté gauche appelé DEBIT est réservé aux flux d'entrée ou EMPLOIS
· le côté droit intitulé CREDIT est réservé aux flux de sortie ou RESSOURCES
Plusieurs tracés peuvent être utilisés.
a) Tracé à colonnes séparées
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DEBIT COMPTE 57 CAISSE CREDIT
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Dates
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Libellés
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Sommes
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Dates
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Libellés
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Sommes
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Nous observons :
o Pour chaque compte, il est prévu un intitulé et un numéro conformes au plan comptable.
o La partie gauche appelée débit est réservée aux emplois : entrées d'espèces ou recettes.
o La partie droite appelée crédit est réservée aux ressources : sorties d'espèces ou dépenses.
o Le mot «libellé » signifie commentaire sur l'opération : nature de l'opération, pièce justificative.
o Le «solde à nouveau » est l'avoir en caisse au début de la période. Pour déterminer l'avoir en fin de période on calcule le nouveau solde : total débit de la période - total crédit de la période.
L'inscription d'une somme dans un compte est appelée «imputation » : Débiter un compte c'est inscrire une somme au débit d'un compte ; Créditer un compte c'est inscrire une somme au crédit d'un compte.
Un compte est «débité » si, pour l'opération qui le concerne, il enregistre un EMPLOI.
Il est «crédité » si, pour l'opération qui le concerne il enregistre une RESSOURCE.
b) Tracé à colonnes mariées ou jumelées
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COMITE 521 BANQUE
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DATES
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LIBELLES
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SOMMES
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SOLDES
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Débit
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Crédit
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Débiteurs
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Créditeurs
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Totaux
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Observons :
o Les colonnes de sommes sont regroupées : les Entrées de monnaie sont toujours inscrites au débit et les sorties au crédit.
o Ce tracé permet de déterminer les soldes au jour le jour : si le solde est débiteur l'entreprise dispose d'un avoir en banque ; si le solde est créditeur cela signifie que la banque consent une ouverture de crédit (ou découvert).
o Le solde est «débiteur » si le total du débit (ancien solde débiteur + mouvements débiteurs) est supérieur au total du crédit (ancien solde créditeur + mouvements créditeurs) ; dans le cas contraire le solde est créditeur ; si le total du débit est égal au total du crédit on dit que le solde est nul ou que le compte est «soldé ».
LES PRINCIPAUX COMPTES
A chaque nature d’opération correspond un compte déterminé. Les comptes logent les mouvements intervenant par nature.
Au niveau du patrimoine, il existe des comptes de situation (ressources durables, emploies stables, stocks, créances, dettes, trésorerie).
Au niveau des activités, il existe des comptes d’opération (charges et produits)
LE PRINCIPE DE LA PARTIE DOUBLE
Pour chaque opération effectuée par l'entreprise nous pouvons distinguer :
■ une ressource : moyen auquel on a recours pour effectuer l'opération ;
■ un emploi : utilisation de la ressource.
Pour chaque opération nous devons enregistrer :
■ un emploi au débit d'un compte ;
■ Une ressource au crédit d’un autre compte
A l’issue de l’enregistrement nous constaterons l'égalité suivante :
REGLE DE BASE
Total des EMPLOIS = Total des RESSOURCES
Total DEBIT = Total CREDIT
EXERCICES D’APPLICATION
Cas 1 : Il vous est demandé d’analyser, dans chaque opération suivante, les informations sous forme de flux, par des schémas. Ensuite, vous devez les repartir en emploie et en ressources. Enfin, vous devez les enregistrer en débit et en crédit :
- achat d’un véhicule pour 350 000 FCFA au comptant par chèque bancaire
- achat de marchandises pour 100 000 FCFA et paiement du fournisseur deux mois plus tard
- vente de marchandises pour 500 000 FCFA au comptant
- la banque nous a prêté 1 000 000 FCFA ; six mois plus tard, nous la remboursons et payons des intérêts pour 150 000 FCFA
Cas 2 : il vous est demandé de fournir des exemples issus de votre quotidien et ensuite de les résoudre au moyen des trois étapes :
- schématisation sous forme de flux
- détermination de l’emploi et de la ressource
- classement comptable sous forme de débit et de crédit.
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